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【必須】まだ使ってないなんて時代遅れ!建設業でも使えるITツールをご紹介!

建築コラム

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業務を加速させる 建設業でも使うべき ITツール

ここ10年ほどで、多くのITツールが世の中に広まってきました。
最近では「SaaS」が流行っていることもあり、サブスク型のサービスがとても増えています。

※ちなみにSaaSとは、物凄く簡単に説明するとインターネットを活用した”ユーザーが利用できる”サービスです。

しかし、世の中には「無料」でも使える素晴らしいサービスも多数存在します。
IT業界では当たり前の様に活用されているものばかりですが、今回は “建設業界の方こそ使うべき” 素晴らしいサービスをご紹介させていただきます!

便利なサービスって具体的にどんなサービスがあるの?

便利なサービスと言われても中々イメージがわかないと思いますが、できることはサービスによって多岐にわたります。
大切なのは、簡単に使えて効率改善できることです。
詳細は後述しますが、ここではEXCELやWordの代わりになるサービスやオンラインストレージ、社内チャットツールなどをイメージしていただければと思います。

オンラインストレージ「Dropbox」

Dropboxとは無料で2GBまで利用できるオンラインストレージです。
オンラインストレージのメリットとしては、指定された人の中でファイル共有を行えることにあります。
つまり、わざわざメールなどで作成した資料を送る必要がなくなります。

また、グリーンファイルの様なデータをPCに保存をし続けると容量が足りなくなり、故障した際にはデータが全て消えてしまうこともありえます。

※オンラインストレージとは、クラウドストレージとも呼ばれ、クラウド上にファイルを保存できるサービス
 を指します。自動的にファイル更新や同期が行われる為、常に最新データにアクセスできます。

※グリーンファイルについて詳しく知りたい方はこちら

Dropboxの料金

モバイル版とアプリ版が用意されていることに加えて複数の料金プランも用意されております。また、使い方に合わせて様々な利用方法があります。例えば、社内や社外間でファイルの共有をすることができたり、削除したファイルを復元することも可能です。

Dropboxは無料でも2GBまでファイルを保管することができます。使用してみた結果、「2GBでは容量が足りない」となればアカウントをアップグレードすることで容量を増やすことができます。

更に、無料で容量を増やす手段も用意されており、友人にDropboxを紹介することで、1度の紹介につき500MB増やすことができます。また、最大で16GBまで増やすことも可能です。

Dropbox 公式ページ はこちら

【料金プランまとめ】

■Basic
・料金:無料

・容量:2GB〜16GB

・特徴
 - ファイルを削除してから30日間はファイルの復元が可能
 - 30日前までのバージョン履歴(ファイルの更新履歴)が利用可能
 - 3つのデバイス間で同期とアクセスができる
 - Dropbox Transfer(共同編集する必要のないファイルを簡単に送信できる機能)
  100MBまでのファイルを送信することができる
 - Dropbox Spaces(共有フォルダの管理を簡単にする機能)


■Family
・料金:¥2,000 / 月

・容量:2TBを共有

・特徴
 - 最大6人で容量を共有可能
 - ファミリールーム(容量を共有している人だけで利用できる安全に保護されたフォルダ)が利用可能
 - その他の内容は「Plusプラン」と共通


■Dropbox Business
 (Professional・プロフェッショナル + eSign・Standard・Advanced・Enterprise)
・料金:個人向け ¥2,000〜 / 月 
   :チーム向け 1ユーザーあたり ¥1,250〜 / 月

・容量:個人向け 3TB〜
   :チーム向け 5TB〜

・特徴
 - Dropboxが提供しているビジネス利用向けのプラン
 - 個人向け(Professional・プロフェッショナル + eSign)と
  チーム向け(Standardプラン・Advancedプラン・Enterpriseプラン)が用意されている
 - チーム向けプランは、個人向けプランと比べ、容量が多く管理機能やセキュリティ機能が充実
  また、電話サポートが付いている

無料WEBサービスの宝庫「Google」

「Google」に関しては、実際に使用している人も多いのではないでしょうか?
恐らく、多くの人は ” Gmail ” を使うためにアカウントを取得しているのではないかと思います。
ですが、実はGoogleアカウントの魅力はメールだけにとどまりません。
こちらでは、Googleにより提供されている様々なサービスをご紹介していきます。

EXCELよりも便利?「スプレッドシート」

こちらの記事を読んでいる皆様は、「EXCEL」をご存知でしょうか?
仕事でPCを使用することが多い方であれば、必ずと言っていいほど認知されているかと思います。
とても便利なソフトで、最近はサブスクで使用することも可能となっています。
あえて、「EXCEL」を文言化するとしたら “表計算ソフト” と言ったところでしょうか。

それでは、「スプレッドシート」とは一体なんなのでしょうか?
こちらもあえて文言化するとしたら、「EXCEL」と同じような機能が使えるWEBアプリです。

【スプレッドシートの特徴】

・スプレッドシートはWebアプリケーションの一種であるため、ソフトを別途ダウンロードする必要がない。
・作成したスプレッドシートのデータをWebコンテンツとしてそのまま公開することができます。
・URLを知っている人や指定した人と同時編集が可能
・複数人による同時編集がリアルタイムで行うことができるため、作業効率が大幅に向上します
(※ Excelでも、複数人作業することは可能ですが、リアルタイムで作業がしづらい)
・自動保存してくれるため、保存作業の必要がない。
・Googleアカウントさえ作成すれば、無償で提供される
・WEBアプリのため、動作が軽い
(※ Excelと比べると、関数の計算やデータの処理を行うときの処理スピードが遅くなる場合があります)

サクッと文章を作成「ドキュメント」

Googleドキュメントとは、クラウド上で文書作成ができるGoogleのアプリケーションです。
主に文書を作成を目的としており、「Word」と同じような機能が使えるWEBアプリです。
こちらもスプレッドシートと同様に、複数のユーザーで同時に編集することもが可能です。
また、作成したドキュメントはオンライン上で共有することも可能で、重いデータをメールに添付して送信する必要などもありません。
つまり、基本的にはスプレッドシートと同じようにご活用いただくことができます。

誰とでも日程を共有「Googleカレンダー」

Google カレンダー とは、クラウド上でスケジュール管理をするできるサービスです。
先に説明した「スプレッドシートやドキュメント」と同様、クラウド上で管理されるため、 Google アカウントにログインさえすれば、https://calendar.google.com/ にアクセスするだけで、PCやスマホ問わず使用することができます。
また、同じGoogleのWEBアプリであることから、他のWEBアプリとの連携性も優れています。

【Googleカレンダーの特徴】

・直感的で分かりやすい操作性
・複数人と予定を共有できるため、カレンダーを確認するだけで相手のスケジュールを把握しやすくなる
・予定と todo を分けて登録することが可能
・同じアカウントでログインすれば、データの同期が行える

Dropboxに匹敵「Googleドライブ」

実は、Googleにもオンラインストレージ機能があります。それが今からご紹介する「Googleドライブ」です。
筆者自身は「Dropbox」と併用しているのですが、仕事で使うファイルなどはあまり保存しないようにしています。
理由としては、Googleの無料アカウントでは15GBまでしか保存することができないからです。

ここで、「Dropboxは2GBでは・・・?」と思った方、その通りです。
では、なぜこちらを活用しないのか?それは、Googleでは様々なサービスを無料で使用することが可能ですが、
それらを使用した際のデータは全て、「Googleドライブ」に保存される仕様となっています。

つまり、メールやスプレッドシート、ドキュメントといったサービスを使用していれば容量はすぐにいっぱいになってしまうのです。
(※ 使用頻度にもよると思いますので、そのあたりはご容赦ください。)
ですが、オンラインストレージとしてはとても優秀ですので、機会があれば是非使用することをオススメいたします。

Google 公式ページ はこちら

「チャットワーク」を使ってコミュニケーションの円滑化

これまでオンラインでのコミュニケーションには、主にメールを使用されてきたかと思います。
しかし、メールには迷惑メールや誤送信、メール作成にかかる手間といった問題もありました。
そういった、煩わしい問題を解消するために役立つのが「ChatWork」というツールになります。

チャットワークを使うことで何が変わるのか

まず、「ChatWork」とは社内・社外問わず使えるチャットアプリです。スマートフォンアプリもあるため、外出中でも簡単に内容の確認が可能です。加えて、Chatworkでは、テキスト以外にもPDFや画像ファイルなど、ビジネスで利用するデータのほとんどをアップロードできます。
また、メールとは異なり複数人でチャットを行うという都合上、参加者全員で状況を把握しやすくなります。
筆者も日常的に「ChatWork」を使用していますが、一度見た内容を “未読” にすることで、返事忘れ防止にも繋がっています。

チャットワークの料金

Chatworkは、今まで紹介してきた他のツールと同じように、基本無料で使用することができます。
また、無料プラン内でもコンタクト(連絡先)追加は無制限となっており、グループチャットも累計14個まで作成・参加できます。
有料にすることで、ChatWork内で使えるオンラインストレージの容量が増えたり、参加できるグループチャットの数が増えたりもします。まずは無料で使ってみるのをオススメいたします。

ChatWork 公式ページ はこちら

【料金プランまとめ】

■フリー
・月額:無料/1ユーザー
・累計14までグループチャットに参加・作成可能
・1対1でのビデオ通話/音声通話
・5GBストレージ
・広告が表示

■パーソナル
・月額:400円/1ユーザー
・グループチャットに無制限で参加・作成可能
・複数人でのビデオ通話/音声通話
・10GBストレージ
・広告の非表示

■ ビジネス
・月額:500円/1ユーザー
(※ 年間契約の場合)
・グループチャットに無制限で参加・作成可能
・複数人でのビデオ通話/音声通話
・10GBストレージ
・広告の非表示
・ユーザー管理

■エンタープライズ
・月額:800円/1ユーザー(年間契約の場合)
・グループチャットに無制限で参加・作成可能
・複数人でのビデオ通話/音声通話
・10GBストレージ
・広告の非表示
・ユーザー管理・社外ユーザー制限
・IP・モバイル端末制限
・専用URL機能
・ファイル送受信制限
・外部SNS制限
・シングルサインオン
・チャットログをエクスポート
・SLA(サービス品質保証)

定型作業をロボットで自動化!「RPA」

RPAという文字を見ると、難しいように思う方も少なくないかもしれません。しかし、上手く使えば業務の生産性を何十倍、何百倍にも向上してくれる可能性があります。是非こちらにも興味を持っていただければ幸いです。

そもそもRPAとは?

RPAとはそもそも一体なんなのでしょうか?
RPAとは、人間がコンピューター上で行っている定型作業を、ロボットで自動化することをいいます。
具体的には、「毎日人間が配信していたメールを決まった時間に自動で配信する」「オークションサイトで決まった価格帯の商品を自動で検索・入札する」といったことが可能となります。

RPAはPC内での決まった作業であれば、基本的にはどのようなことであれ対応できます。その中でも得意とする業務をご紹介します。

【RPAが得意な業務】

・定型業務
・情報収集・分析、データ作成
・情報検索、一覧表示
・大量のデータ入力
・複数のツールを連携させる業務

【具体例】

・大量のデータをダウンロードやアップロードする作業
・一定期間のデータをグラフや表にして出力する作業
・メールの一斉配信
・勤怠データの入力業務など
・EXCELのデータを別のEXCELに再入力する
・毎月の請求書の作成・印刷
・大量の発送伝票の作成・印刷

建設業界でも活用できる「RPA」

弊社では、建設業界に特化した多くのアプリを開発してきた実績がありますが、その中でも人気なのが上記の「RPA」です。例えば開発事例として、グリーンサイトへの名簿登録を自動化できるシステムや、出勤日数から請求書を自動で作成するシステムなども開発してきました。

そこで、よく聞くのが「それって今まで通り人にやってもらえばいいのでは?」という意見です。
こちらに関しては、ケースバイケースなのですが「RPA」の最大のメリットは上記にも記載したように、時間の効率化と教育業務の負担軽減になります。

時間の効率化とは、社員が家にいる夜の時間帯であっても作業を継続して行わせることが可能となり、
教育業務の負担軽減とは、人によって品質に差が出ることや退職による作業の引き継ぎが必要なくなることを指します。

RPAに関するお問い合わせはこちらから

あとがき

ALIRIOでは、各企業様に適したITツールのご提案やシステム開発を行っております。
相談やITコンサル(30分〜60分)にも対応しており、こちらは期間限定で無料とさせていただいております。
もしご興味のある方は弊社までお気軽にご相談ください。

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